议价与招标的正确打开方式

我们在系统学习了“RFI”、“RFQ”和“RFP”这三种常见的询价方法之后，已经初步解决了询价过程中具体向供应商询问什么的问题。

那么，我们下一步要学习的就是用何种方式向供应商询价。一般公司根据项目预算金额的大小、项目的重要程度以及潜在供应商的情况，通常会采用非正式询价、议价采购与招标这三种方式。

— 1 —

非正式询价

非正式询价是采购通过邮件、传真等方式将询价单发送给潜在供应商，供应商进行报价或者提供方案的商业行为。

1.非正式议价的优缺点

2.非正式询价实施的过程中需要注意的问题

（1）非正式询价是一种优缺点都十分突出的询价方式，几乎所有的公司对于它的使用都有着严格的要求与控制。

一般情况下，公司会严格规定非核心项目预算在多少金额以内可以采用非正式询价；大于这个金额或者是核心项目必须采用招标的形式。而项目结束之后，公司的审计部门也会对项目进行严格的审核。

所以作为采购，如果选择这种询价的方式，首先要确保项目预算金额要符合公司的规定；其次，要确保询价的项目不是影响公司命脉的主营业务；最后一定要确保询价的流程、单据以及与供应商的往来邮件都严格符合公司的规定。

（2）在询价的过程中，一定要注意公平性和保密性。例如：用BCC(Blind Carbon Copy 密送)的方式同时发送询价邮件给所有供应商；有供应商询问项目的相关问题，要将答案发送给所有的供应商；如果有二次或者多次议价，要同时和所有的供应商进行。

（3）询价单当中的信息要明确

 A. 产品或者服务的名称及要求要写清楚，有一些关键词汇的使用要专业，最好是行业内部认可的词汇。

 B. 询价单上面的单位要明确“套”、“件”、“个”这些单位的使用，要符合行业内部的要求。

 C. 询价单上面要标明供应商最晚回复的日期，如果超过这个时间，意味着供应商自动放弃此次报价。

 D. 询价单上面要求供应商的报价必须标明有效期。

 E. 在必要的情况下，询价单上面要求供应商进行分项报价。

为了确保供应商的报价满足上述5点的要求，作为采购应该提前设计好报价单模板，让供应商进行填写，而不是让它们自由发挥，这样也为后期的报价分析奠定了良好的基础。

— 2 —

议价采购

议价采购本质上是非正式询价的一种特殊形式。

非正式询价的核心是三家比价，但是有一些产品或者服务因为客观条件限制，没法做到三家比价，就造成了只能和单一供应商进行议价的局面。由于没有比价过程，所以后期审计更会着重关注，采购处理这样的项目，更加要小心谨慎。

1.议价采购的优缺点

1.议价采购实施过程中需要注意的问题

（1）在议价采购实施之前，采购要判断项目是Sole Source （唯一采购） 还是 Single Source（单一采购），两者的区别在于：

Sole Source （唯一采购）：客观环境形成的唯一采购渠道，例如：政府红头文件要求采购的一些物品及服务，例如：二代身份证识别仪、大型活动的安保服务等等。如果是这种情况，那么采购的工作重点主要在于提高所要采购物品和服务的质量，其次才是在保证质量的前提下，尽量压低价格。毕竟供应商处于市场垄断地位，不会在价格方面轻易让步。

Single Source（单一采购）：因为项目的要求或者公司的规定，主观上形成的唯一采购渠道。例如：公司所有的电脑要采购Dell品牌的产品、公司需要采购某个特定网站上面的广告服务等等。如果是这种情况，采购要着重判断项目是否符合如下五点中任意一点，争取可以引入其它供应商，形成充分竞争的局面。

 A. 同一地区，仅有这一家供应商有项目所需的物品或者服务。供应商最好能够提出相应的证据。例如：品牌授权代理书、商标所有权证书、网站域名备案资料等等。

 B. 项目所需物品或者服务，只有一家供应商能够全部一次性供应。采购需要与使用部门充分沟通，在使用部门书面确认分批供货、多供应商供货等类似方案都无效的情况下，这个情况才能够成立。

 C. 确认项目所需物品是专利品，或原品牌的配件，不能以其它产品替代。即使是这种情况，采购也要尽量缩短采购渠道，尽量在专利所在或者原品牌的工厂购买，减少因为渠道因素所产生的额外费用。

 D. 与多个项目相关的使用部门沟通确认，项目所需的产品或服务，从多维度判断只能单一采购。这些沟通必须形成书面文件，并且由这些部门的领导签字确认，之后发给采购进行备案。

 E. 计划进行非正式询价或招标，只有一家参加。这种情况，要与不参加的供应商充分沟通，明确他们不参加的原因。如果是供应商对项目的理解不够充分，要召开相关的说明会，对供应商所关心的问题进行解答，争取他们可以参加相应的非正式询价或招标。如果确实有客观原因导致供应商不能参加非正式询价或招标，供应商要发送书面材料给采购，说明原因，采购收到之后进行备案。

（2） 议价采购是一种明显弊大于利的采购方式。也可以说是采购的无奈之举。所以相关的审计部门一定会重点关照！所以作为采购一定要做到：

 A. 议价采购需要整个项目相关部门集体判断并批准实施。

 B. 议价采购所有的流程必须书面化，必要的时候需要拿到与这一流程相关部门领导的审批。

 C. 采购一定要将相关资料和审批及时归档。

— 3 —

招标

招标是指买方事先发出招标通告，对所需产品或服务提出相应的要求和交易条件，邀请卖方在规定的时间、地点参与投标的行为。

1.招标的五个阶段

（1）招标

 A. 审核采购内容、确认采购方式、设定参与投标供应商的标准等。

 B. 制作和发出招标邀请书。

（2）投标

供应商在投标截止日期之前将完成的标书送达指定地点。随着科技的发展，现在一般情况下，投标都采用线上系统投标。

（3）开标

基于项目的整体需求，由使用部门、采购部以及其它关联部门共同决定底价。

（4）决标

 A. 对供应商的标书进行价格和条款审核，综合评定，确认最终的中标供应商。

 B. 通过中标通知书，将中标结果通知参与投标的供应商。

（5）签约

依据公司的相关规定，与中标的供应商签署合同或者订单。供应商提供相应的产品或者服务。

2.招标的优缺点

3.议价采购实施的过程中需要注意的事项

（1）招标整体来看是利大于弊的一种的采购方式。如果条件允许，采购要尽量采用这种方式。

（2）因为招标整个过程会涉及到多个部门，如果中间有一个环节出现纰漏，重新进行招标，那么相关部门都会埋怨主持招标的采购，因此，在招标的前中后三个时间段上面要反复和供应商强调时间的问题。

 A. 前期：采购统一给参与招标的供应商发送BCC(Blind Carbon Copy 密送)的邮件，强调时间节点，并且一定要收到供应商的书面回复。

 B. 中期：采购时刻关注供应商的投标情况，在招标结束的前一天，邮件进行提醒。招标结束前3个小时之内，每隔1个小时，电话提醒。

 C. 后期：如果确实有供应商没有完成最后的投标，采购要书面询问没有参与投标的原因，并且得到供应商的书面回复。

（3）招标开始的时候，需要向供应商发送招标邀请书，其中应该体现如下内容：

 A. 报价有效期和报价截止日期。

 B. 对供应商资质的要求，并要求其提供相应的证明文件。

 C. 所需产品或者服务的描述及相关参数。

 D. 项目的时间节点。

 E. 账期：一定要明确账期是自然日还是工作日。

 F. 交货地点和贸易条款，国际贸易时，这点就更显得尤为重要。

 G. 质量要求，要明确最终的验货方法，以及出现问题的解决方案。

 H. 特殊要求：例如：生产用的工具、模具等，这些费用、所有权是如何规定和划分的，需要采购提前想好。

 I. 合同模板（含质保协议等）,为后期签订合同打好基础。

 J. 最小起订量和订货周期。

 K. 买方负责招标的联系人、地址、电话和邮箱。

以上就是采购在日常生活中可能会常用到的三种询价方式。

在实际的使用过程中，采购不必拘泥于其中一种方式，完全可以几种方法混合使用。例如：先采用非正式询价，初步筛选出目标供应商。然后再使用议价采购，逐条落实采购需求和价格。在实际的采购工作中，相关的采购需求往往是随着项目的推进而变化的，采购只有见招拆招，灵活使用这三种询价方式才能无望而不利！